Von verstreuten Prozessen zu einem Betriebssystem.

In der Größenordnung von Rekeep ist die Rezeptur die Grundlage für Food Cost, Diätetik, Rohstoffbedarf, Einkauf und Produktionsplanung. Rekeep brauchte ein standardisiertes Modell für die Gestaltung von Rezepturen und Technologie, auf das sich alle nachgelagerten Prozesse stützen können.

Problem

Der bisherige Ansatz bildete den gesamten technologischen Prozess nicht ab, vor allem nicht die Verluste und Ausbeuteänderungen beim Putzen, Bearbeiten, Schneiden, Garen, Kühlen und Portionieren. Ein Kilogramm Rohstoff ist kein Kilogramm Produkt, und so wurden Bedarf, Food Cost, Lagerentnahmen und der Soll-Ist-Vergleich fehlerhaft.

Analyse und Mapping

Wir haben den tatsächlichen technologischen Prozess abgebildet, nicht nur, woraus ein Gericht besteht, sondern wie es wirklich entsteht: Rohstoff, Arbeitsgang, Gewichts- und Ausbeuteänderung, Halbfabrikat, nächste Stufe, Fertigprodukt. Die Rezeptur haben wir mit Produktionsschemata und Arbeitszentren verknüpft.

Was wir für Rekeep gebaut haben

• Advanced Recipe Engine mit verschachtelten Rezepturen und Halbfabrikaten
• Yield & Loss Engine für jede Stufe des Prozesses
• Production Schemes, die die Rezeptur mit Arbeitsgangfolge und Arbeitszentren verknüpfen
• Automatische Neuberechnung von Nährwerten und Allergenen
• Rezepturversionierung mit Impact Analysis: wo sie verwendet wird und was eine Änderung bewirkt
• Alternative Rohstoffe, verglichen nach Nährwert, Allergenen, Diäteignung, Technologie und Kosten
• AI Recipe Cost Optimisation, die günstigere Rohstoffe im Rahmen der Diätvorgaben vorschlägt

Rekeep verbindet Informationen aus einer großen Zahl von Krankenhäusern mit den Produktionsmöglichkeiten der Küchen und Zentralbetriebe. Zuerst ist zu beantworten, wie viele Mahlzeiten produziert werden müssen, und erst dann was, wo, wann und in welcher Reihenfolge, für mehrere hundert Einrichtungen und viele Betriebe gleichzeitig.

Problem

Stützt sich der Prozess allein auf endgültige Bestellungen, fallen Entscheidungen zu spät. Hinzu kommen schwankende Patientenzahlen, Diätstrukturen, Unterschiede zwischen Stationen, Wochentage, Saisonalität, Feiertage und Bestellkorrekturen. Die manuelle Aggregation von Daten aus mehreren hundert Einrichtungen begrenzt zudem die vorausschauende Einkaufs- und Produktionsplanung.

Analyse und Mapping

Wir haben den Prozess vom Krankenhaus bis zum Produktionsbetrieb abgebildet und ein Planungsmodul gebaut, das den Ablauf nachbildet: Bedarfsprognose, Bedarfsaggregation, Materialbedarfsrechnung, Produktionsplan, Terminierung, Ausführungsüberwachung, Neuplanung.

Was wir für Rekeep gebaut haben

• Hospital Demand Forecast: Prognose auf Einrichtungsebene vor dem Bestell-Cut-off, auf Basis von Historie und Zeitabhängigkeiten
• Production Demand Forecast: Bedarfsaggregation über Diäten, Mahlzeiten, Gerichte, Rezepturen, Halbfabrikate und Rohstoffe
• Modelle der Fusion- und Transformer-Klasse, verglichen, damit je Datenreihe die beste Prognose gewinnt
• Production Planning Engine: Plan nach Arbeitszentren, Produktions- und Packterminierung, Ressourcenauslastung, Simulationen und Neuplanung

Der Produktionsplan wirft die nächste Frage auf: wie viel von welchen Rohstoffen, bei wem, zu welchem Preis und bis wann. In der Größenordnung von Rekeep ist der Einkauf eine der größten Quellen sowohl für Einsparungen als auch für unkontrollierte Kosten. Er soll die automatische Folge dessen sein, was die Organisation produzieren will, und kein weiterer Ort für manuelle Bestelleingaben.

Problem

Keine einzige Quelle für aktuelle Preislisten, verstreutes Wissen über das Lieferantenangebot, viele manuelle Vorgänge, keine Verbindung zwischen Produktionsplan und Einkauf, begrenzte Preis- und Produktvergleiche und kein einheitlicher Blick auf die Historie mit einem Lieferanten.

Analyse und Mapping

Wir haben den vollständigen Ablauf abgebildet: Produktionsplan, Materialbedarf, Bestandsdeckung, Beschaffungsbedarf, Lieferantenauswahl, Bestellung, Lieferung, Wareneingang, Lieferantenbewertung.

Was wir für Rekeep gebaut haben

• Automatic Purchase Requirements: der Plan über Rezepturen und aktuelle Bestände zu einer fertigen Einkaufsliste gerechnet
• Supplier 360: zentrales Lieferantenprofil mit Produkten, Konditionen, Preislisten, Lieferzeiten, Mindestmengen, Qualität und Reklamationshistorie
• Dynamic Price Lists: schneller Preislistenimport und -update mit Validierung und Mapping der Lieferantenindizes
• Supplier Integrations: digitaler Datenaustausch mit den größten Lieferanten, vereinfachtes Portal für die kleineren

Eine korrekte Bestellung garantiert noch keine Kostenkontrolle. Entscheidend ist der Moment, in dem die Ware physisch im Betrieb eintrifft und zu prüfen ist, ob das Bestellte angekommen ist, in der richtigen Menge, zum richtigen Preis, in der richtigen Qualität und zur richtigen Zeit. Hier entsteht oder verschwindet die Kontrolle über Rohstoffkosten und Lieferantenqualität.

Problem

Die Analyse zeigte eine unzureichende Erfassung der Lieferungen und keinen einheitlichen digitalen Wareneingangsprozess: Eine Lieferung gelangte nicht immer sofort ins System, eine vollständige Eingangshistorie und eine einheitliche Qualitätsbewertung fehlten, und Abweichungen wurden mitunter verspätet erfasst.

Analyse und Mapping

Zuerst haben wir den Zielprozess geordnet: geplante Lieferung, Ankunft, Belegerfassung, Abgleich mit der Bestellung, Mengenprüfung, Qualitätsprüfung, Chargen- und MHD-Erfassung, vollständige oder teilweise Annahme oder Ablehnung, Bestandsaktualisierung, Lieferantenleistungsdaten. Erst darauf aufbauend haben wir die Software gebaut.

Was wir für Rekeep gebaut haben

• Delivery Schedule: alle Lieferungen eines Tages in einer Ansicht
• Digital Receiving auf dem Tablet: vollständige, teilweise, abgelehnte, chargengeteilte und reklamierte Eingänge
• OCR Document Capture, das Belegdaten mit der Bestellung abgleicht
• PO vs Delivery Control: Fehlmengen, Übermengen, unbestellte Ware, Preisdifferenzen, falsches Produkt, MHD und Temperatur
• Supplier Quality Data für eine Historie zu Konformität, Qualität und Termintreue

Ein korrekter Lagerbestand löst den Materialfluss in die Produktion noch nicht. Es zählt nicht nur, was im Lager liegt, sondern was wann, an welchen Arbeitsplatz, an welches Arbeitszentrum und zu welcher Rezeptur entnommen werden soll, und bei vielen parallelen Produktionsläufen bedeutet manuelle Steuerung Verzögerungen, Fehler und verlorene Kontrolle über den realen Verbrauch.

Problem

Ohne digitalen Entnahmeprozess lässt sich kaum sagen, welcher Rohstoff als Nächstes entnommen werden soll, in welcher Menge, an welches Arbeitszentrum und welchen Arbeitsplatz, für welche Rezeptur, wann und durch wen. Zu früh entnommenes Material belegt Fläche in der Produktion, zu spät entnommenes stoppt sie, und nachträglich erfasste Entnahmen nehmen den Beständen ihre Glaubwürdigkeit.

Analyse und Mapping

Wir haben die Lagerlogik direkt mit der Produktionsplanung verbunden: Produktionsprognose, Produktionsplan, Rezepturterminierung, Materialbedarf, Entnahmeplan. Die Entnahme ist keine eigenständige Lageraufgabe mehr, sondern Teil des Produktionsplans.

Was wir für Rekeep gebaut haben

• Intelligent Issue Queue: geordnete Entnahme-Timeline mit Zeit, Rohstoff, Menge, Lagerort, Arbeitszentrum, Arbeitsplatz, Rezeptur und Auftrag
• Mobile Warehouse Tablets: Entnahmen auf dem Mobilgerät, vom Öffnen bis zur Entnahmebestätigung und zum Abschluss
• Real-Time Inventory Update, das Produktion, Planung, Einkauf und Controlling sofort versorgt
• Digital Internal Documents mit lückenloser Spur jeder Bewegung
• Additional Material Requests, die eine Fehlmeldung aus der Produktion in eine Lageraufgabe statt in einen Anruf verwandeln

Nach Planerstellung und Materiallieferung beginnt die physische Produktion. Rekeep brauchte ein System, das die Mitarbeitenden durch den Plan führt und der Leitung volle Sicht auf die Halle gibt: eine Umgebung, die Plan, Arbeitszentrum, Mitarbeitende, Rezeptur, Rohstoff, Zeit, Ausbeute, Verlust und Endergebnis verbindet.

Problem

Ohne digitales MES weiß die Produktionsleitung nicht, welche Rezeptur gestartet wurde, an welchem Arbeitszentrum, wie weit sie ist, ob die Mitarbeitenden alle Rohstoffe haben, wie lange ein Arbeitsgang dauert, wie viel Produkt tatsächlich entstand und wie viel Material verloren ging. Zugleich brauchen die Mitarbeitenden aktuelle Anweisungen und Werkzeuge, die ihnen das manuelle Umrechnen der Rezepturen abnehmen.

Analyse und Mapping

Wir haben den realen Lebenszyklus einer Rezeptur in der Halle abgebildet: Material verfügbar, Start des Arbeitsgangs, Ausführung der Anweisungen, Zeiterfassung, Wiegen, Abschluss der Stufe, Übergabe an das nächste Arbeitszentrum, Endausbeute. Jede Rezeptur haben wir mit Plan, Arbeitszentren, Arbeitsplätzen, Mitarbeitenden, Rohstoffen, Vorgabezeiten und erwarteter Ausbeute verknüpft.

Was wir für Rekeep gebaut haben

• Live Production Control: Status jeder Rezeptur an jedem Arbeitszentrum in Echtzeit, mit Fortschritt und Verzugsrisiko
• Digital Work Instructions auf Tablets mit Rezeptur, Rohstoffen, Mengen und Arbeitsgangfolge
• Material Readiness Check vor dem Start einer Rezeptur
• Start/Stop Tracking mit Erfassung von Ist-Zeit, Mitarbeitendem, Arbeitsplatz und Arbeitszentrum
• Smart Production Calculator, der die Rezeptur in beide Richtungen umrechnet
• Additional Material Request direkt vom Tablet
• Weight & Yield Registration, die Ist- und Sollgewicht auf jeder Stufe vergleicht
• Full Production Traceability: wer, was, wo, wann, wie viel, aus welchem Rohstoff und mit welchem Ergebnis

Die Produktionsausführung ist nicht das letzte Glied des Prozesses. Sie ist zugleich die Quelle neuer Daten für die nächsten Pläne und Prognosen. Die Prämisse des Systems war, dass jeder Produktionstag Daten liefert, die den nächsten verbessern können.

Problem

Prognose und Terminplan sind nur so gut wie die Daten, auf denen sie beruhen. Ein System, das nur theoretische Werte kennt, beantwortet nicht, wie lange eine Rezeptur wirklich dauert, wie hoch die tatsächliche Ausbeute ist, wo die größten Verluste entstehen, welche Arbeitszentren schneller laufen und wie oft neu geplant wird.

Analyse und Mapping

Jeden Produktionsvorgang haben wir als Datenpunkt behandelt. Das System stellt Prognose und Ist gegenüber: geplanter und tatsächlicher Start, Ende, Vorgangszeit, Ausbeute, Verbrauch und Volumen.

Was wir für Rekeep gebaut haben

• Forecast vs Actual, automatisch nach Produktionsende erstellt
• Historical Production Data auf Ebene von Rezeptur, Arbeitszentrum, Arbeitsplatz, Schicht, Mitarbeitendem, Tag und Betrieb
• Prediction Feedback Loop, der Ist-Daten an Planung und Prognose zurückgibt und den Kreis schließt
• Process Intelligence für wiederkehrende Verzögerungen, unterschätzte Zeiten, Ausbeuteabweichungen, problematische Rezepturen und überlastete Arbeitszentren

In der Krankenhausverpflegung ist das Packen eine kritische Stufe: Reihenfolge, Grammaturen, Verpackungstyp, Anordnung der Komponenten, Übereinstimmung mit Diät und Rezeptur sowie korrekte Etikettierung müssen stimmen. Bei vielen Diäten, Gerichten und Varianten erhöht die manuelle Steuerung der Packreihenfolge das Risiko von Fehlern und Stillständen.

Problem

Ohne digitales Modul lassen sich optimale Packreihenfolge, Planübereinstimmung, wiederholbare Grammaturen, korrekte Anordnung der Komponenten, eindeutige Anweisungen für die Mitarbeitenden, Zeitkontrolle und Rückverfolgbarkeit des Fertigprodukts kaum gleichzeitig sicherstellen.

Analyse und Mapping

Wir haben das Packen direkt mit dem Produktionsplan und dem realen Ausführungsstatus der Rezepturen verbunden: was fertig ist, was gepackt werden soll, in welcher Reihenfolge, in welche Verpackung, mit welcher Grammatur und mit welchem Etikett.

Was wir für Rekeep gebaut haben

• Intelligent Packing Schedule, der vorgibt, was in welcher Reihenfolge gepackt wird, und sich mit dem Produktionsfortschritt aktualisiert
• Start/Stop Packing mit Erfassung der tatsächlichen Vorgangszeit
• Digital Packing Instructions mit Grammatur, Verpackungstyp, Tablettfach und Anordnungsreihenfolge
• Visual Reference: Foto des korrekt verpackten Produkts
• Smart Label Management für Einzelverpackungen, Tabletts, Beutel und Umverpackungen mit Chargenbezug
• Packing Traceability mit Rezeptur, Charge, Mitarbeitendem, Arbeitsplatz, Zeiten und Verpackungstyp

Der größte Wert der Digitalisierung entsteht, wenn Daten aus Rezepturen, Lager, Produktion und Packerei gemeinsam ausgewertet werden. Kein Modul ist eine separate Anwendung: Jedes speist eine gemeinsame Datenschicht. Rekeep brauchte eine Antwort auf die Frage, was mit Kosten, Rohstoff und Rezeptur vom Plan bis zum Fertigprodukt geschehen ist.

Problem

In einer verstreuten Umgebung beantworten Daten nur lokale Fragen: Das Lager weiß, was es ausgegeben hat, die Produktion, was sie gefertigt hat, die Packerei, was sie gepackt hat, und der Einkauf, was er bestellt hat. Das Bild des gesamten Prozesses fehlt.

Analyse und Mapping

Wir haben die Daten der gesamten Kette verbunden (Rezeptur, Prognose, Einkauf, Wareneingang, Lager, Entnahme, Produktion, Packen), damit der Prozess End-to-End auswertbar ist.

Was wir für Rekeep gebaut haben

• Plan vs Actual auf jeder Stufe des Prozesses
• Yield Analytics auf Ebene von Rezeptur, Stufe, Arbeitszentrum und Betrieb
• Production Time Analytics
• Material Consumption Analytics
• Packing Performance
• Lieferantenqualität verknüpft mit der tatsächlichen Materialverwendung
• Management Dashboards für Leitung und Geschäftsführung: Produktion, Food Cost, Abweichungen, Verluste, Verbrauch, Prognosegenauigkeit und Prozessleistung